LeanApps: Un caso práctico

PorIgnacio Tornos

LeanApps: Un caso práctico

Hace casi un mes escribí una entrada del blog en la que planteaba la necesidad de trabajar en el “Small Data”. Frente a una multitud de grandes compañías y publicaciones que se centran en el “Big Data” la Fabricación 4.0 etc. hay una infinidad de organizaciones que pelean por resolver sus problemas de día a día con una Hoja de Cálculo.

En mi última entrada sobre el tema, el pasado 21 de Noviembre, traté de explicar qué es lo que entendemos por una LeanApp: Se trata de construir una solución con una estructura de datos robusta sobre la que se construye un interfaz web. No buscamos resolver todos los problemas de la empresa sino un problema concreto, algo que típicamente hoy se resuelve mediante una Hoja de Cálculo Excel lo que genera todo tipo de pérdidas de tiempo, errores, retrasos, etc.

En esta entrada describiré como una LeanApp puede resolver un problema técnico de fabricación como la Gestión de Configuración. La próxima entrada del blog se centrará en problemas más operativos como la gestión de listas de acción, evaluación de procesos, cuadros de mando, etc.

Como primera idea, una LeanApp no es un desarrollo informático, sino el resultado de aplicar un análisis y una mejora del proceso utilizando las técnicas Lean (VSM, Kaizen, etc.). Es decir, no se trata de recopilar las especificaciones y desarrollar un software, sino de analizar el proceso, mejorarlo, y como broche construir una aplicación sencilla que permita gestionar el flujo de información del proceso (en la práctica nos encontramos que cada día más el flujo de información cobra más y más importancia llegando a ser el factor que bloquea el proceso).

ORGANIZACIÓN: Se trata de una organización que diseña y ensambla (a través de subcontratistas un producto de alta tecnología). Sus productos se diseñan a medida (enfoque de proyecto) con un grado medio-alto de comunalidad.

PROBLEMA: En los orígenes de la empresa, para los diseños se comenzó a utilizar un CAD que generaba una lista de ítems. Esta lista se pasó a un Excel para ayudar a construir la lista de materiales. Por otra parte se instaló un ERP que gestionaba el área de administración pero que no incluye ni la funcionalidad de control de configuración ni las compras. Las compras se comenzaron a gestionar con la misma plataforma de trabajo colaborativo (definición de tareas y workflow) que se utilizaba en diseño.

El Excel que originalmente nació para tener una lista de materiales fue creciendo al añadir:

  • Los costes de componentes para estimar el coste de producto.
  • Los plazos de entrega para lanzar las ordenes de compra.
  • Las distintas configuraciones para el producto.
  • Los distintos proveedores para gestionar alternativas de compra.
  • Etc.

Dar de alta un componente en el ERP no solo era complejo por la cantidad de datos que se debían completar, sino que en realidad aportaba poco más que el código. Al fin y al cabo toda la gestión se realiza en el Excel, por lo que se dejaron de utilizar los códigos internos para utilizar los del proveedor. El resultado es que empezaron a aparecer materiales “desconocidos”, duplicados, etc. Asegurar la coherencia de la lista de materiales se convirtió en un problema que creció aún más al entrar en juego las subcontratas de montaje.

El resultado es que no se podía asegurar, sin un esfuerzo titánico cuál es la configuración para compra y cuál es la final del equipo.

[Es posible que alguno de los lectores piense que esto es un caso aislado y que su organización es distinta, les animo a que revisen en detalle sus procesos, que identifiquen una hoja de cálculo compleja y que persigan su utilización. Quizás ni siquiera existe una hoja de cálculo…]

LA SOLUCIÓN ESTANDAR: Habitualmente, el enfoque para resolver este problema es buscar el módulo de control de configuración y el de compras del ERP. En la mayoría de casos, la complejidad, el coste, y las prioridades de negocio hacen que no se pueda afrontar. El resultado es que se sigue gestionando un aspecto clave del negocio sin un proceso y sin una herramienta adecuada. Los problemas de Fiabilidad de la información, de Puntualidad, Información incompleta están a la orden de día.

EL ENFOQUE DE LEANAPP: Frente a la tentación de resolver todos los problemas anteriores se decidió centrarse en el más relevante: Asegurar la configuración de producto. Para ello:

  1. Se realizo un diagnóstico Lean del proceso de Gestión de Configuración y se identificaron las necesidades, los involucrados, los flujos y los desperdicios utilizando un VSM.
  2. Como paso final del diagnóstico se diseñó un nuevo proceso de trabajo. Como es lógico, el proceso tiene una carga muy importante de gestión de los datos y la información. Se identificaron las necesidades críticas y se decidió utilizar una LeanApp para resolverlas.
  3. Se desarrolló una Estructura de Datos formada por tres grupos de tablas relacionales:
  • Tablas de Gestión de las Listas de Materiales incluyendo un Maestro de componentes, Fabricantes, y las listas de materiales publicadas para cada proyecto.
    LeanApp
  • Tablas temporales para el proceso de importación, revisión, depuración y publicación.
  • Tablas de control de acceso en función del tipo de usuario. Incluyendo las autorizaciones en función de cada perfil.
    LeanApp

Toda la Base de Datos se construyó en mySQL (Potente y GRATIS) y como se trata de una estructura sencilla, en un par de días estaba definida y aceptada por el usuario. Pero gestionar el proceso desde mySQL requiere usuarios avanzados, por lo que se desarrolló un interfaz web.

  1. Interfaz web: Utilizando una plataforma de desarrollo rápido se construyo el interfaz que permitía:
    • Importar las listas de materiales de definición de producto.
    • Depurar las listas eliminando duplicados, estandarizando de acuerdo a un Maestro de componentes.
    • Gestionar y codificar nuevos componentes y proveedores.
    • Publicar y controlar versiones de listas de materiales.
    • Etc.

LeanApp

Todo ello en un plazo de 4 semanas.

El resultado es que no solo se ha generado un proceso de gestión de listas de materiales, sino que se ha desarrollado la herramienta para soportarlo.

 

Acerca del autor

Ignacio Tornos editor

Deja un comentario