LeanApps: Gestionar el flujo de información de forma eficiente

PorIgnacio Tornos

LeanApps: Gestionar el flujo de información de forma eficiente

Hace un par de semanas hacía una reflexión sobre el Big Data y el Small data. El planteamiento detrás de la reflexión era de forma simplificada que frente a la corriente que impulsa la utilización masiva de datos para el éxito de la empresa, la realidad, y no solo en las PYMEs, es que hay un problema con la gestión de los “datos pequeños”. Hoy quiero reflejar una serie de ejemplos que he vivido y que me han hecho llegar a esta conclusión.

Hace muy poco visité una empresa que está implantando SAP para su proceso productivo. Como es lógico, el presupuesto disponible no es ilimitado, por lo que han tenido que optar por determinados módulos a implantar. Como suele ocurrir siempre, los primeros son los Administrativo-Financieros (hay que facturar, cobrar, y cumplir con las obligaciones legales) y la entrada de pedidos. Al poco de comenzar el proyecto de implantación se hizo famosa una frase: “Eso no lo puede hacer SAP, pero ya haremos una hoja Excel para resolverlo”. El resultado será que en paralelo a SAP surgirán decenas de Hojas de Calculo para resolver los problemas del resto de la organización: La planificación de detalle, el control de personal en planta, el seguimiento de producción, etc. La ineficiencia a corto plazo esta asegurada.

Los cuadros de mando crecen en Excel de forma aislada en las organizaciones. Cada departamento tiene su hoja Excel con la que elabora algunos gráficos que luego cortan y pegan en un documento. No es extraño ver que los gráficos están obsoletos, que hay valores distintos para un mismo indicador (bien porque se tomaron datos distintos, bien porque la fórmula de cálculo es algo distinta), por no hablar de la estética y de la imagen de empresa que es inexistente.

Hace un año, para poder hacer un seguimiento visual de pacientes en las Urgencias de un hospital de tamaño medio, generamos una hoja de cálculo que recogía los datos de SAP y los procesaba para presentarlos en forma de un listado dinámico de pacientes y quién era el profesional que debía actuar en cada momento. Esto lo incorpora la mayor parte de los softwares de gestión de urgencias, pero el SAP de este hospital no “llegaba hasta allí”. Diseñar la hoja fue un trabajo enorme. Hubo que hacer macros, “trampas” en Excel… Y al final, cuando empezó a utilizarse la hoja en varias pantallas empezaron los problemas de acceso, de fiabilidad de la información, etc. Fue una buena decisión desde el punto de vista que la Dirección de Urgencias reconoció el valor de tener la gestión visual, y presionó hasta que hoy tienen un sistema “como Dios manda”, pero fue una mala decisión desde el punto de vista de eficiencia y de mantenimiento de la Hoja.

Cada vez que en un comité de Dirección o con un equipo Directivo hablo de la proliferación de Hojas de Cálculo y del problema que esto supone, aparece una sonrisa cuando no una carcajada. Todos somos conscientes de que hay un problema.

Al margen de la respuesta tecnológica que queramos darle a este problema, hay que reflexionar como queremos resolver los flujos de información. Y me vienen a la cabeza dos de los principios que aprendí hace muchos años cuando empecé con el Gemba Kaizen (la mejora rápida en una semana):

  • “Más vale el 50% hoy que el 90% mañana”. Porque el mañana nunca llega, añado yo. Cuando nos planteamos cómo resolver un problema en la oficina el planteamiento es de “Todo o Nada” o tengo el módulo para hacer la función, o que alguien se busque la vida en Excel (y el problema es que una infinidad de las hojas de cálculo que se generan son de una calidad muy pobre).
  • “Deprisa y sin refinar y no Lento y elegante”. Me encuentro con planteamientos como: Ya que resolvemos el problema de la entrada de pedidos (en realidad lo único que necesitamos es que la información que hoy recoge un comercial en una servilleta de papel llegue consistente, sin errores y rápidamente a los planificadores) consigamos que la compra de útiles de mantenimiento se haga automáticamente en función de la demanda. Y sí esto es absurdo, pero de una especificación sencilla, concreta construimos unos requisitos funcionales gigantes e imposibles.

Para hablar de LeanApps, tenemos que cambiar nuestro enfoque sobre cómo desarrollar herramientas que nos ayuden en nuestro trabajo diario:

  1. No estamos buscando la solución a todos los problemas de la organización sino a uno concreto.
  2. No estamos buscando la solución perfecta sino una de la que partir para luego aplicar la mejora continua.
  3. La base de la mayor parte de las soluciones es que el almacenamiento de los datos y la gestión de los mismos sea robusta. Y eso en la mayor parte de los casos excluye a Excel.

Hay que cambiar la forma de enfrentarnos a la generación de herramientas para el proceso de datos. Empezando por cómo definimos las soluciones y terminando por qué solución tecnológica utilizamos.

PS.- Para aquellos que piensen que esto nos lleva aun caos de pequeñas aplicaciones, que piensen si esto es mejor o no que un CAOS de Hojas de Cálculo.

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Ignacio Tornos editor

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