LeanApps: un paso para el Small Data

PorIgnacio Tornos

LeanApps: un paso para el Small Data

Hace unos meses, en realidad desde hace mucho tiempo, chocábamos con un problema a la hora de aplicar Lean en la gestión de los datos. Y no me refiero aquí a grandes procesos de análisis de datos, sino a cómo elaborar una factura, cómo crear un sistema visual que me permita conocer el estado de mi proceso, la planificación del trabajo, etc. Pequeñas tareas que en una gran cantidad de empresas hoy se resuelven en Hojas de Cálculo.

En general en la gestión de los datos, conocer la carga de trabajo, los problemas de fiabilidad, puntualidad, etc., los cuellos de botella, y una gran cantidad de preguntas que la industria tiene resueltos desde hace años es difícil cuando no imposible en el mundo de la información.

Alguien puede pensar que esta entrada va de empresas de servicios, o de oficinas de la administración. Nada más lejos de la realidad, basta con que cualquier empresa industrial tome datos del porcentaje de tiempo que sus encargados pasan cuadrando partes de asistencia o vacaciones, preparando informes de productividad o calidad, reportando datos de producciones, etc. No digamos ya de ingeniería o de otros departamentos de soporte como compras, logística, etc. ¿Cuánto tiempo pasan las personas tocando el producto? Esto es lo que hace mucho tiempo llamábamos la “fábrica oculta”.

La situación no es distinta en otros sectores como la sanidad. Este es un tema generalizado.

Hoy en los grandes foros se habla de Big Data, de Industria 4.0 y de mil otras cuestiones del futuro, pero creo que se está olvidando el presente de una gran cantidad de trabajos en la industria, los servicios o la administración.

Ahmed Banafa, uno de los grandes expertos en Inteligencia Artificial, Blockchain etc. dice en su artículo “Small Data frente a Big Data: de vuelta a lo básico”.

“Los pequeños conjuntos de datos son suficientes para resolver muchos problemas y responder a muchas preguntas. Los datos del consumo energético de mi hogar, los horarios de los autobuses locales, el gasto del gobierno: todos esos son pequeños conjuntos de datos. Todo lo que se procesa en Excel es un pequeño conjunto de datos. Y si queremos aumentar la escala, la forma de hacerlo es convertir en componentes los pequeños conjuntos de datos: creando e integrando “paquetes” pequeños de datos, no creando enormes monolitos de datos, dividiendo los problemas de forma que funcionen entre las personas y las organizaciones, no creando enormes silos centralizados.”

Y esto era hace más de dos años. Las cosas no han cambiado.

El subrayado de la cita no es mío. Yo lo destaco porque creo que ese es parte importante del problema.

Los que tenemos ya algunos años, podemos recordar que en ofimática ha habido una grandísima evolución:

  • La máquina de escribir dio paso a los primeros procesadores de texto en los que se utilizaba casi un lenguaje de programación tipo html (troff-it etc.). Gracias a Dios, estos fueron superados por procesadores básicos en como Word en MS-DOS, apareció Windows y el interfaz evolucionó a algo mucho más agradable y se añadieron funciones que complementaban el uso (generación de etiquetas personalizadas, tablas con cálculos básicos, etc.). Pero en esencia, el Microsoft Word 2016 con el que escribo esta entrada no es distinto a lo que utilizaba en UNIX en el año 1989 (troff). Y lo uso para lo mismo: Escribir textos. Eso si de una manera infinitamente más agradable y eficiente.
  • En las bases de datos desde DBASE3 hasta mySQL o Access el camino ha sido muy parecido.
  • El pecado de Excel ha sido la simplificación y la generalización. Las Hojas de Cálculo primitivas (Lotus 123, Quattro, etc.) nacieron para evitar tener que utilizar el papel y lápiz junto con la calculadora para hacer cálculos en tablas. Las primeras hojas de cálculo hacían cálculos matemáticos más o menos complejos y ya está. Luego se añadió una especie de lógica de programación, funciones de búsqueda, tablas, y una apariencia de Base de Datos. Este es el Excel 2016 y otras Hojas de Calculo actuales. Valen “lo mismo para un roto que para un descosido”.

La simplicidad del uso de Excel ha hecho que se haya convertido en la herramienta para todo. Se utiliza para calcular presupuestos, para hacer informes mensuales, gestionar listas de asistencia o de materiales, y una multitud de otros usos. El inventario de hojas de cálculo en cualquier organización es casi infinito.

Y al final, nos surgió la duda que recogía en otra entrada hace varios meses de si Excel es el problema o la solución.

Personalmente creo que en muchas organizaciones se ha convertido en el problema. En una multitud de ficheros organizados por carpetas que son difíciles de versionar, imposibles de asegurar la coherencia, consumen miles de horas ineficientes para realizar el trabajo…

Creo que la clave es el Small Data y las soluciones sencillas, como apuntaba Ahmed Banafa en su artículo. Y nosotros le hemos llamado LeanApps. En las próximas entradas trataré de explicar esta solución con ejemplos y explicando el camino que hemos recorrido.

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Ignacio Tornos editor

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