Las 5S: cuestión de hábito y disciplina

PorTiziana Ingrande

Las 5S: cuestión de hábito y disciplina

Este mes hablaremos de una de las herramientas más populares en el mundo Lean y que hemos tratado ya varias veces en nuestro blog: las 5S. No está mal hacer un repaso de esta técnica para corroborar y asimilar sus funciones y beneficios, ver su aplicación en varios entornos, y aprender cómo integrarla con otras herramientas del modelo Lean.

La metodología de las 5S, una herramienta asociada al modelo Lean, facilita la adopción de nuevas formas de trabajo en las que se integra la autodisciplina, el orden, la limpieza y la seguridad. A pesar de los grandes beneficios que aporta y de su bajo coste de implementación, hay todavía organizaciones que no las aplican de forma sistemática debido a la falta de involucración del personal en la mejora y a la resistencia a los cambios de hábito en la forma de trabajar.

Estos 5 pasos son conceptualmente sencillos y no requieren que se imparta una formación compleja; sin embargo es fundamental implantarlos mediante una sistemática rigurosa y disciplinada, además de que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

Conjuntamente con la estandarización y la eliminación del “Muda”, las 5S constituyen los pilares básicos en la práctica del Gemba. Mediante su implementación se fomenta la creación de un ambiente laboral agradable en el cual todos los niveles de la organización se involucran y se comprometen con las actividades de mejora.

Algunos de los principales objetivos que las 5S persiguen son:

  • Organizar el lugar de trabajo.
  • Mantener áreas de trabajo funcionales, seguras y limpias.
  • Aprovechar mejor los recursos disponibles.
  • Maximizar la eficiencia y mejorar la calidad del producto o servicio.

¿Qué conseguimos?

  • Adquiriremos seguridad y motivación para realizar el trabajo
  • Se genera una cultura organizacional y participación en equipo
  • Se optimiza y se economiza el uso del tiempo
  • Crea las bases para incorporar nuevas metodologías de mejora

La herramienta de las 5S, se denomina así por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas. Ahora, haremos un repaso de sus fases, principios y beneficios.

5S1) Seiri (separar): se trata de diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios presentes en un lugar de trabajo, y eliminar estos últimos. Beneficios: Preparar el lugar de trabajo para que sea más seguro y productivo, tener más espacio, y eliminar los problemas ocasionados por la acumulación de elementos innecesarios.

2) Seiton (ordenar): consiste en disponer de forma ordenada los elementos que hemos clasificado como necesarios, de modo que se puedan encontrar con facilidad.  “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Beneficios: desarrolla las condiciones para que cualquier elemento pueda ser localizado por cualquier persona de forma rápida y en el momento necesario.

3) Seiso (limpiar): mantener limpios los elementos de trabajo, las máquinas y los espacios. “No es más limpio el que más limpia sino el que menos ensucia”. También se la considera como una actividad fundamental para detectar problemas que antes estaban ocultos por el desorden y la suciedad. Beneficios: reduce costes por daño de materiales y equipos, reduce riesgos de accidentes, crea un hábitat laboral agradable que influye en la motivación y en la productividad.

4) Seiketsu (estandarizar): normalizar y mantener las condiciones de los tres pasos anteriores con el uso de la gestión visual, codificaciones, señalización, etc. Beneficios: el proceso de estandarización ayuda a que se mantengan y practiquen las primeras 3S y facilita la detección de anomalías.

5) Shitsuke (mantener): construir autodisciplina y convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la organización y la limpieza en el lugar de trabajo. Esta será la “S” más difícil de alcanzar e implementar por culpa de la resistencia al cambio. Beneficios: la disciplina es una forma de cambiar hábitos. Se crea una cultura de sensibilidad y cuidado de los recursos de la empresa y respeto entre las personas.

Esta herramienta pretende alcanzar la eficiencia organizativa dentro de una organización de forma que todo aquello que sea desperdicio y procesos que no aportan valor se eliminen. Y para implantar de manera correcta un programa de 5S es necesario que se cumplan al menos 3 condiciones:

  1. El compromiso y la participación del personal de los distintos niveles de la organización.
  2. Cambio cultural y propensión a adoptar nuevas formas de trabajo
  3. Disponibilidad de tiempo y participación activa

No se trata de limitarse a limpiar y a deshacerse de lo que no necesitamos. La puesta en marcha de los cinco pilares implica la comprensión y puesta en práctica de una filosofía y espíritu de trabajo por un lado, y por otro la ejecución clara y precisa de una serie de pasos y métodos que llevan a la mejora global del lugar de trabajo.

Echar un vistazo alrededor. ¿Vuestro entorno de trabajo está organizado según los principios de las 5S? Recuerda, una inversión de tiempo hoy, te facilitará el trabajo de mañana.

Para saber más sobre las 5S lee también en nuestro blog:

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