¿Cómo lograr un proceso Pull? Kanban – Un sistema de mejora

PorIgnacio Tornos

¿Cómo lograr un proceso Pull? Kanban – Un sistema de mejora

Vuelvo a retomar el hilo de la secuencia para lograr que nuestro sistema se comporte en modo “Pull”, de manera que la demanda “tire” de nuestros recursos para producir las cantidades adecuadas.

Una vez trabajados los aspectos fundamentales de la organización de las personas (Estandarización y Cadencia) que nos permitirán una primera estabilización del proceso, es el momento de comenzar el trabajo con los materiales. El objetivo será doble, por una parte impedir los faltantes de materiales en la línea de producción, y por otra asegurar que se está utilizando un inventario mínimo. La dificultad es conseguir los dos objetivos a la vez. Cada uno por separado no suele ser un problema. El primer paso es el Kanban.

Kanban quiere decir “tarjeta” y es un sistema de gestión de la cadena de suministro, o mejor, un sistema de mejora de la cadena de suministro basado en una tarjeta física (con posterioridad se amplió a cualquier señal física) que se utiliza para mandar una señal al proveedor (interno o externo).

Siempre que explico este sistema digo que no lo inventaron los japoneses sino las farmacias españolas de los años 60. El farmacéutico pinchaba una etiqueta pequeña con un hilo a una caja de un determinado medicamento. Cuando al retirar las cajas de la estantería tocaba el turno a la que tenía la etiqueta, echaba la etiqueta a una caja y daba el medicamento al cliente. Al terminar el turno, llamaba por teléfono al distribuidor y ponía le pedido por las unidades indicadas en la etiqueta. Al recibir los medicamentos volvía a pinchar la etiqueta en la caja correspondiente.

¿Qué aportaba este sistema? La respuesta es sencilla, en un escenario de demanda variable, poner pedidos de suministro sin necesidad de un sistema de información (informático) y siguiendo la demanda de cliente. Si además se revisa frecuentemente la cantidad a pedir y la cantidad de seguridad, el inventario utilizado será mínimo.

Y si la demanda no tuviese variabilidad, ¿qué nos aporta el kanban? Pues poco, porque si hay que poner un pedido de 10 cajas de aspirinas cada día (supongamos que todos los días se venden 10 cajas de aspirinas, ni una más ni una menos) no hace falta etiqueta, basta con tener apuntado que el pedido será cada día de 10 cajas. Cuanto menor sea la variabilidad, menor será la necesidad del kanban.

Pero el Kanban es mucho más que un sistema para reducir el inventario, como explica Michikazu Tanaka, que “sufrió” a Taiichi Ohno para la introducción del TPS en una planta de Daihatsu en los 60:

“Le pregunté de manera directa a Ohno-san después de los 6 meses de trabajo intenso bajo su dirección:
‘Ohno-san, le estoy muy agradecido por todo lo que hemos aprendido a lo largo de estos 6 meses. Y quiero que sepa que estaba completamente equivocado sobre el sistema kanban. Estaba convencido de que se trataba de un sistema para reducir inventarios, mejorar la productividad y hacer los problemas visibles. Por supuesto es bueno para conseguir estos objetivos. Pero, usted buscaba algo más ¿No es así? Usted utiliza el sistema kanban para crear una tensión positiva en el puesto de trabajo reduciendo el inventario en curso, y eso hace que las personas aporten mucho más de lo que nunca pensaron que podían aportar. ¿No es eso lo que realmente buscaba?’

Cuando alguien hacía algo mal Ohno-san era clarísimo con un ‘No’. Pero nunca decía ‘Si’. La forma como sabíamos que estaba de acuerdo con algo es que permanecía callado. Y mi pregunta generó un silencio afirmativo.”

Es decir en contra de lo que creen muchos, el kanban no es sólo un sistema para gestionar la demanda. Es en realidad un sistema para fomentar la mejora y por tanto es fundamental el utilizarlo como tal. El número de tarjetas regula el inventario en curso. Pero mucho más que eso es un sistema para hacer visible el desperdicio.

Para terminar, ¿cómo funciona el sistema? El siguiente esquema creo que lo explica:

Kanban

Es decir mientras la pieza se mueve “aguas abajo” el kanban se mueve en sentido contrario para mandar la señal que activa una nueva necesidad de suministro.

Resumiendo, y sin entrar sin entrar en los detalles técnicos de cómo funciona el kanban, que haré en una futura entrada, quiero resaltar que se trata de un sistema de mejora y que por tanto la parte fundamental, y que la mayor parte de la organizaciones olvidan, es la revisión del número de unidades en el circuito del kanban para asegurar que se trata del mínimo posible que hará que afloren todos los desperdicios (mudas).

 

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Ignacio Tornos editor