Herramienta visual: comunicación y entrada en acción

PorAlberto Martinez-Conde

Herramienta visual: comunicación y entrada en acción

Con más frecuencia de lo que es deseable encontramos en distintos centros de trabajo numerosos paneles, cartelería, etc que solo en un superficialmente podemos categorizar como herramientas de gestión visual. A menudo también las organizaciones se muestran orgullosas de su grado de desarrollo, cuando éste no es tal.

¿Por qué sucede esto? Hay muchas causas, sin embargo en mi experiencia, todas ellas provienen de una única: confundir el fin con el medio. Las herramientas de gestión visual son medios, no fines en sí mismos. Esto, que es muy obvio, a menudo se olvida.

Herramienta visualDesarrollar esfuerzo sólo en la parte estética de la herramienta visual, y no en su diseño e implementación es el un camino excelente para “burocratizar” la herramienta y prostituir su finalidad. Normalmente el asunto termina con las personas cayendo en la rutina y alimentando de datos la herramienta sin saber por qué. En última instancia, se percibirá como otra tarea más que hay que completar periódicamente.

Una herramienta visual debe ser “molesta”, en el sentido de que debe mostrar agresivamente aquello que nos aleja de la resolución sistemática de los problemas. En ningún caso debe ser autocomplaciente. Y mucho menos esconderlos. Debe mostrar fácilmente el problema y si hay alguna causa de bloqueo de la solución también mostrarla. No tener esta cualidad, sin duda convertirá la herramienta en algo muerto, percibido, de nuevo, como un trabajo burocrático más que hay que hacer porque lo dice el jefe o el departamento.

Una herramienta visual debe comunicar un mensaje a golpe de vista, sin necesidad de tener que hacer un esfuerzo mental para llegar a las conclusiones, sin necesidad de tener que realizar prolijas explicaciones para que sea entendida. Exagerando la nota, una buena herramienta visual se “procesa a nivel de la médula espinal, no del cerebro”.

Una herramienta visual debe motivar la entrada en acción. No está ahí para informar y ver el estado de algo simplemente. Si no compele a entrar en acción, no es una buena herramienta. Paneles prolijos con mucha información “informativa” son habituales en muchos entornos, pero solo informan y la información, por sí misma, tiene una utilidad muy limitada, cuando no ninguna.

Cualquiera en su experiencia podría seguir dando ejemplos de lo que no debe hacerse y sin embargo con frecuencia se ve. No es difícil hacer esto.

Así pues es fundamental, es obligatorio, tener muy clara la finalidad. Sin esto bien definido es muy fácil, casi inevitable, perderse en aspectos secundarios, lo que nos llevará, términos “lean” a un no-valor.

No debería ponerse ninguna sin haber reflexionado previamente para qué se pone, qué beneficios se esperan de ella, y haberlo comunicado convenientemente en la organización para que sea adecuadamente utilizada y se conozca en qué situaciones hay que usarla.

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