EXCEL: La solución o el problema

PorIgnacio Tornos

EXCEL: La solución o el problema

Esta semana he impartido una formación sobre AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos) en una empresa aeronáutica. Para los que no conozcan la metodología, se puede resumir en hacer un análisis exhaustivo de los riesgos de calidad de un proceso / producto.

Una vez más me he encontrado con un escenario en el que es necesario trabajar con un número importante de datos (la hoja de cálculo tiene 23 columnas y varios cientos de filas). Esto no sería un gran problema si cada hoja fuese aislada pero la realidad es que la hoja tiene que ser coherente con otras hojas de otros productos y otros procesos. Y con otras herramientas como el Plan de Control, el diagrama de flujo, etc.

En fin, si añadimos que Excel no es especialmente sencillo a la hora de conectar datos o de validarlos, tenemos un escenario de varias decenas de hojas de cálculo, con muchas columnas y varios cientos de filas en las que debemos asegurar la coherencia y un manejo sencillo. Y una herramienta, Excel que empieza a ser más un problema que una solución.

El problema no es nuevo. Es el mismo que se produce en multitud de empresas en las que cada proyecto tiene una lista de acciones, y cada reunión otra. Por facilidad, estas listas se generan y se mantienen en Excel. Lo cual nos lleva a que cada persona tiene acciones repartidas por decenas de hojas de cálculo, y tiene que optar por generar y mantener su propia hoja de cálculo resumen, o consultar continuamente cada fichero. Si es difícil para cada individuo, es imposible para alguien que quiera priorizar o buscar sinergias (por ejemplo un Jefe de departamento). (Es verdad que la situación puede ser peor, he visto organizaciones dónde estas listas se distribuyen en PDFs).

En fin, Excel que es una herramienta imbatible para realizar cálculos, análisis, investigaciones, etc. fracasa estrepitosamente cuando se trata de gestionar datos. Y no es extraño, porque aunque Excel incorpora muchas funciones en el grupo de Bases de Datos no dejan de ser funciones para realizar cálculos en las tablas. Pero no es posible crear relaciones complejas entre los datos y extraer la información de manera eficiente. Podemos utilizar BUSCARV y BUSCARH para conectar tablas, y dentro de la misma hoja de cálculo funciona relativamente bien con estructuras sencillas, pero estamos condenados a repetir la fórmula en cada celda. Un fallo al copiar o arrastrar nos generará un  error en los resultados casi imposible de identificar y corregir.

Podemos utilizar filtros, pero son antipáticos y difíciles de identificar (siempre nos queda un filtro y el icono es difícil de ver).

Y es que Excel no es una Base de Datos.

Pero, ¿cuál puede ser la alternativa? Access es caro y no está especialmente pensado para compartir información. Utilizar SQL no está al alcance de muchos… y aunque lo estuviese el interfaz es extremadamente antipático.

No se trata de desarrollar Bases de Datos gigantes para gestionar toda la información de la empresa sino de resolver los pequeños problemas de manejo de información en el día a día. No se pretende sustituir el ERP de la empresa, ni el Sistema de Gestión de Materiales, sino sustituir los cientos de hojas de cálculo dispersas y descontroladas que hay en la organización para resolver problemas de proceso (listas de acción, Análisis de inventarios, seguimiento comercial, etc.) por una herramienta sencilla y robusta. Lo que llamamos una LeanApp. Estas Apps pueden funcionar conectadas a los grandes sistemas para extraer información sin el trabajo de exportación y asegurando la coherencia.

¿Y si hubiese una forma de asegurar la coherencia de los datos de un proceso sin utilizar Excel y a un precio razonable? ¿Y si pudiésemos crear una estructura de datos y un interfaz para cada proceso específico? ¿Y si se pudiese hacer en un plazo cortísimo de tiempo (un par de semanas)? Algo así como las Apps de nuestros teléfonos que no resuelven todos los problemas sino uno concreto.

Si pudiéramos gestionar las tareas de la multitud de reuniones y proyectos de manera coordinada y sencilla utilizando una App. Si pudiéramos gestionar los datos de nuestros AMFES de manera robusta y sencilla con una App. Si pudiéramos desarrollar de manera rápida, sencilla y barata Apps para cada proceso, para cada problema, podríamos huir de Excel como gestor de datos. Y seguro que esto sería mucho más eficiente y eficaz.

Pero ¿existe esta solución mágica?

SI. Existe.

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Ignacio Tornos editor