Estandarizar: trabajar de forma organizada y controlada

PorTiziana Ingrande

Estandarizar: trabajar de forma organizada y controlada

“La estandarización de hoy…. Es el fundamento necesario en el que se basa la mejora de mañana. Si uno piensa en la – estandarización – como aquello que refleja la mejor práctica que se conoce hoy en día, pero que se mejorará mañana….llegará lejos. Pero si uno piensa en los estándares como algo limitador, entonces se parará el progreso.”         Henry Ford

La estandarización de tareas y procesos es uno de los fundamentos de la mejora continua. Su objetivo es reducir la variabilidad en un proceso, documentando y capacitando a los trabajadores sobre la mejor forma de llevar a cabo ese proceso para cumplir las exigencias requeridas por el mercado: calidad, seguridad, entrega y coste.

La ventaja más inmediata de la adopción del trabajo estandarizado es que el trabajo se vuelve predecible: acordar la mejor manera de realizar una acción hace posible prever su resultado. A su vez, la previsibilidad hace que una tarea sea más fácil de manejar y quita la presión de las personas.
Por el contrario, si cada uno hace algo diferente, es difícil deshacerse del mura (variación), lo que genera el muri (sobrecarga), lo que da lugar al muda (despilfarro).

Fujio Cho, consejero y ex presidente de Toyota, describe el trabajo estandarizado con 3 elementos:
Takt Time, tiempo necesario para realizar el trabajo y cubrir la demanda de los clientes.
• La Secuencia de Trabajo, en la que un operario realiza tareas dentro del tiempo del ciclo estándar.
• El Inventario, necesario para que un operario realice su trabajo y mantenga el proceso funcionando sin problemas.

Tanto Fujio Cho como Taiichi Ohno afirman que la producción eficiente se sostiene mediante la prevención de la aparición recurrente de defectos, errores de operación y accidentes y por la incorporación de las ideas de los trabajadores. La estandarización lo hace posible y sirve de base estable para la mejora.

A medida que se mejora el estándar, esta se convierte en la línea de base para nuevas mejoras adicionales y así sucesivamente. Mejorar el trabajo estandarizado es un proceso interminable.

Punto crítico en la estandarización del trabajo en una organización es la frecuente aversión por parte de los profesionales, la idea de que seguir estrictamente los estándares haría que realizaran peor su trabajo, en especial en las actividades creativas y las intelectuales.
En realidad, la expresión creativa e individual sirve de ayuda para incorporar mejoras en ese estándar. (Lo comentamos hace tiempo en otra entrada La música, los procesos y la estandarización).
Así que todo está en encontrar el equilibrio entre la rigidez del conjunto de procedimientos y reglas a seguir y los elementos que capaciten a los trabajadores a participar en la mejora del proceso de producción.

La clave se encuentra en cómo se definen estos estándares y quiénes contribuyen a esta definición, de forma que:
a) Deben ser suficientemente específicos para ser guías útiles, pero con un cierto grado de flexibilidad.
b) La gente que realiza el trabajo debe participar en la mejora del estándar.

Así podemos resumir las ventajas del trabajo estandarizado:
• Proporcionar un resultado previsible (mayor seguridad, calidad, entrega, costo);
• Crear una visión y un ritmo para el trabajo para evitar la sobrecarga;
• Crear tiempo para el verdadero trabajo creativo;
• Ayudar a las personas a estructurar el trabajo;
• Simplificar los procedimientos de trabajo;
• Eliminar la variabilidad de los procesos y reducir los desperdicios.

Estos beneficios no serán visibles de inmediato, sino que crearán un proceso más organizado, capacitado, eficiente y confiable que producirá productos y servicios de mejor calidad y eliminará desperdicios, proporcionando una forma eficiente de trabajar.

“Donde no hay un estándar, no puede haber una actividad de mejora”
Taichi Ohno

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