4. Estandariza una tarea o actividad, te ayudará a ahorrar tiempo

PorEmma Giralt

4. Estandariza una tarea o actividad, te ayudará a ahorrar tiempo

Si hemos conseguido aplicar los 3 primeros propósitos: “cazar el MUDA”, “realizar pequeñas mejoras cada día y de forma continua”, y “aplicar un 5S en nuestro puesto de trabajo”, nos daremos cuenta que todas tienen algo en común, la estandarización como cuña para no volver al punto de partida.

Pues bien, hoy lo que os proponemos es estandarizar tareas con una doble finalidad. Por un lado, afianzar la mejora conseguida; y por otro, hacer más fácil nuestro día a día.

Y bien, ¿Qué es un estándar? La definición es muy simple:
“LA MEJOR MANERA, SEGÚN EL PROCESO Y LA TECNOLOGÍA ACTUALES, DE LLEVAR A CABO UNA ACTIVIDAD EN LAS MEJORES CONDICIONES DE: CALIDAD, SEGURIDAD, HIGIENE Y PRODUCTIVIDAD”.
Hasta aquí, nada nuevo. Al fin y al cabo, hay muchos sistemas de gestión que nos piden estandarizar.

Sin embargo la verdadera revolución de los estándares Lean se encuentra en las 4 claves siguientes: 

  • Un estándar Lean lo define quien trabaja con él.¿Cuántas veces nos hemos encontrado estándares llenos de polvo porque nadie los usa? Puede pasar que ese documento fuera redactado por la Dirección, por técnicos de calidad, por informáticos, por proveedores…, en definitiva, por personas que no están en la trinchera.
    Esto puede hacer que el documento se redacte con vocabulario incomprensible o simplemente siguiendo un proceso imposible de implantar. Por eso, para que el estándar se entienda, se use, se interiorice y se mejore, no hay nada mejor que elaborarlo con el personal del área que debe aplicarlo. “Involúcrame y lo aprendo”
  • Un estándar Lean se define desde el lugar de trabajo.Definir el estándar desde el lugar de trabajo, además de involucrar al personal, tiene dos ventajas más. Por un lado, que se tiene la oportunidad de probarlo y mejorarlo sistemáticamente hasta estar seguros que es la mejor forma de realizar las tareas. Y por otro, que permite usar formas alternativas al “documento word de infinitas hojas”, mucho más visuales y amigables.
    Aquí os dejo algunos ejemplos:

 

 

 

  • Un estándar Lean debe:
      • Ser visual y sencillo
      • Marcar las actividades a realizar, con la velocidad correcta y sin defectos ni errores
      • Contribuir a identificar de forma inmediata las desviaciones
      • Asegurar la disciplina en el cumplimiento de los estándares
      • Facilitar el control y la gestión del proceso

Si os fijáis en los ejemplos anteriores, veréis que todos cumplen con estas características.

  • Un estándar Lean no está reñido con la creatividad; al contrario, debe crear un ambiente que fomente la creatividad para que se use la mente cuando realmente es necesario como, por ejemplo, en la resolución de problemas.
    Hace ya tiempo escribimos una entrada sobre la música y la estandarización que explicaba muy bien que estandarizar no es coartar la creatividad, sino dar herramientas para ser creativos cuando realmente es necesario. No tiene sentido inventar el proceso cada vez que repetimos una tarea (por ejemplo, en la petición de material de papelería o en el reporte de gastos). La creatividad es necesaria para resolver un problema con una idea brillante, y sólo puede aplicarse de una forma eficaz si existe un estándar. Ayer mismo leía una noticia sobre Ramón Campayo, que decía que ha batido el récord mundial de memorización con números binarios. Es capaz de memorizar ¡80 dígitos en 3 segundos!. En alguna de sus entrevistas afirmó que una de las claves es usar la memoria para aquello que realmente es importante, y que, por ejemplo, él sería incapaz de vivir sin agenda. Y cito sus palabras:
“El hecho de tener que recordar innumerables gestiones, citas y un interminable número de acciones a realizar, se transforma en una importante preocupación en la vida: ¡Qué no se nos olvide nada!
No hay nada más preocupante que la preocupación de estar preocupados por tener que recordar preocupaciones. Esto es algo así como la preocupación suprema. Nuestra mente subconsciente detesta hasta el extremo tener que recordar obligaciones, y también detesta vivir en preocupación por ello.
Tener una agenda implica tener una sola preocupación: abrirla todos los días, leer lo que pone y actuar de acuerdo a ello. Una vez cerrada podemos desconectar sin preocuparnos, pues puntualmente nuestra amiga agenda nos recordará todas las obligaciones que nos hayamos impuesto, incluso aquellas en las que ya debamos ir tomando medidas, preocupaciones, o preparándolas en general, siempre que las hayamos anotado convenientemente.
Una agenda es algo así como un ángel protector que te viene a decir: “Duerme tranquilo, que yo me ocupo de todo. Mañana te recordaré gustosamente lo que tienes que hacer. Ahora desconecta y descansa.”
Hace años que nosotros también defendemos esto. Hemos probado distintas herramientas para estandarizar la gestión de tareas (las famosas listas de “To Do”): desde agendas en papel hasta aplicaciones en móvil. Lo importante, más allá de las herramientas que uses, es establecer un estándar “…abrirla todos los días, leer lo que pone y actuar de acuerdo a ello…” y cumplirlo. En caso de que no funcione, revisarlo y mejorarlo.¿Os animáis a estandarizar la gestión de tareas? ¿Qué otras actividades o tareas, repetitivas o no, deberíamos estandarizar en nuestro día a día para funciona mejor?

Emma Giralt

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