Estandarizar procesos facilita el camino hacia la mejora continua

PorKAI2015LEAN

Estandarizar procesos facilita el camino hacia la mejora continua

La estandarización de tareas y procesos es uno de los fundamentos de la mejora continua. Su objetivo es reducir la variabilidad en un proceso, documentando y capacitando a los trabajadores sobre la mejor forma de llevar a cabo ese proceso para cumplir las exigencias requeridas por el mercado: calidad, seguridad, entrega y coste.

La ventaja más inmediata de la adopción del trabajo estandarizado es que el trabajo se vuelve predecible: acordar la mejor manera de realizar una acción hace posible prever su resultado. A su vez, la previsibilidad hace que una tarea sea más fácil de manejar y quita la presión de las personas.
Por el contrario, si cada uno hace algo diferente, es difícil deshacerse del mura (variación), lo que genera el muri (sobrecarga), lo que da lugar al muda (despilfarro).

Los estándares afectan a todos los procesos de la empresa, de manera que donde hay personas, materiales, máquinas, métodos e información debe existir un estándar. Las características que debe tener una correcta estandarización se pueden resumir en cuatro principios clave:

  1. Describir de forma simple y clara los procedimientos de trabajo.
  2. Seleccionar las mejores prácticas, las que han funcionado y que han obtenido los mejores resultados.
  3. Garantizar su cumplimiento.
  4. Considerarlos siempre como puntos de partida para mejoras posteriores.

Como dijo Taiichi Ohno: «Donde no hay un estándar, no puede haber una actividad de mejora». Donde no hay un trabajo estandarizado no hay disciplina, no hay control del proceso, no hay datos medibles, no se pueden documentar las mejoras…

Los estándares ayudan a organizar y gestionar el trabajo y, lo que es más importante, ayudan a emprender el camino de la mejora continua.

A medida que se mejora el estándar, este se convierte en la base para nuevas mejoras adicionales y así sucesivamente. Mejorar el trabajo estandarizado es un proceso interminable.

Algunos de los beneficios más medibles para una organización que utiliza procedimientos de trabajo estándar incluyen:

  • La eliminación de la variabilidad de los procesos y la reducción de los errores.
  • La reducción de la pérdida de tiempo debida a la búsqueda de herramientas, documentos o cualquier tipo de material que se necesita para realizar las tareas.
  • Ayuda a las personas a estructurar el trabajo.
  • Proporciona un resultado previsible (mayor seguridad, calidad, entrega, costo).

Estos beneficios no serán visibles de inmediato, sino que crearán un proceso más organizado, capacitado, eficiente y confiable que producirá productos y servicios de mejor calidad y eliminará desperdicios, proporcionando una forma eficiente de trabajar.

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