Ejemplos de mudas en un entorno administrativo

PorTiziana Ingrande

Ejemplos de mudas en un entorno administrativo

No siempre es fácil transferir los principios Lean de una planta de producción a nuestros entornos de oficina. Sin embargo, sabemos que hay una gran cantidad de mudas.

En la oficina en realidad no hay estaciones de trabajo físicas, nos sentamos en nuestra mesa pero la “productividad” se lleva a cabo en el ordenador, en la forma de la creación, modificación o puesta en práctica de la información digital. Aquí es dónde podemos aplicar los principios de Lean para empezar con la eliminación de las tareas de no valor añadido.
Vamos a examinar los mudas típicos de la metodología Lean en el entorno administrativo.

MudasExceso de producción

Tenemos sobreproducción cuando se está fabricando más de lo que realmente se requiere. En la industria, esto se hace a menudo en un intento de mantener las máquinas en funcionamiento y las personas ocupadas produciendo materiales y productos innecesarios.
¿Qué es lo que hacemos en exceso en un entorno digital? La sobreproducción de la información puede ser tan inútil como el exceso de producción de las piezas en una fábrica.
En los procesos administrativos, la sobreproducción puede referirse a la impresión de los documentos innecesarios, y el procesamiento de papeleo antes de que sea necesario (p.e: albarán de salida). Cada uno de estos puede crear una cola o una espera, lo que hará que el tiempo necesario para un proceso pueda aumentar.

 

Espera

En industria se refiere a los operarios que esperan terminar el ciclo de trabajo de las máquinas o a recibir materiales para continuar…
La espera es el momento en que estamos inactivos debido a que el trabajo o la información no ha llegado. Esperamos que otras personas o procesos terminen el trabajo para que podamos hacer el nuestro.
Para evitar estas prácticas hay que establecer prioridades claras y eliminar la multitarea.
La solución es la creación de un hábito cultural y de enviar la información en el momento que es necesaria, para no crear inventario.

 

Inventario

En industria el inventario es el exceso de materia prima, el WIP, o exceso de productos terminados. El inventario en el entorno administrativo es un trabajo que está a la espera de ser procesado. En la planta de producción, el inventario es fácil de ver, en una oficina se esconde en formatos digitales, en los discos duros. Son los correos, la información a procesar, nuestra lista de tareas… Son las múltiples versiones de documentos, los documentos obsoletos, etc.
Una buena organización y definición de las prioridades nos ayudan a evitar el inventario.
Leer los e-mails por orden, priorizar las actividades y planificar el trabajo.

 

Movimiento

El movimiento excesivo es otro de los mudas que se observan en la oficina. Vamos a la búsqueda de cosas que no están donde deben estar.
Así como en una fábrica buscamos herramientas, equipos y materiales por falta de orden, en la oficina vamos buscando papeles, equipos de oficina, personas… Es fundamental que los trabajos de oficina se organicen para evitar algunos de los movimientos excesivos y pérdida de tiempo asociada con la búsqueda de las cosas.

 

Transporte

El movimiento de papeles y de datos de una persona a otra. Cada vez que transferimos trabajo o información de una persona a otra hablamos de transporte. Habrá documentos o registros que necesariamente deberán ser impresos, firmados y enviados por correo convencional, y que suponen un transporte de este documento. Pero en otros casos bastará con una firma digital y el envío por correo electrónico. Creemos que el correo electrónico es gratis, y por eso copiamos a “toda la empresa”. Transportamos información continuamente…

 

Sobreproceso

Se está haciendo más trabajo de lo necesario.
En la fabricación se refiere a la realización de trabajo que no aporta valor. En los procesos administrativos puede referirse a preparar informes diferentes para diferentes personas, realizar transacciones excesivas, detalles innecesarios en los informes, presupuestos, etc
Una estrategia consiste en estandarizar las tareas y el manejo de la información.
Del mismo modo que en una planta de producción se suele tratar de resolver el problema de sobreproceso con la automatización, en nuestra oficina podemos recurrir a un sistema para insertar digitalmente nuestros datos en varios informes.

 

Defectos

En la fabricación, cuando una pieza o producto no reúne las condiciones o requisitos del cliente porque ha habido algún fallo de producción, decimos que esta pieza es defectuosa y se deberá reprocesar o directamente se rechazará.
Los defectos en los procesos administrativos son los errores en la entrada datos o en elaboración de documentos que aumentan el tiempo de entrega o dan lugar a pedidos pendientes.
Pero no sólo los errores son defectos, los documentos poco fiables que requieren aclaraciones, los retrasados, los documentos enviados en un formato incorrecto (por ejemplo, un pdf cuando los datos se deben meter en una hoja excel) son también en gran medida defectos…

 

Para mejorar de forma continua, una oficina Lean debe centrarse en tres aspectos: voluntad de cambio, implicación de las personas y una comunicación eficaz. Con un método eficaz, tendremos todos los ingredientes.

Acerca del autor

Tiziana Ingrande administrator