Cuando ciertos procesos administrativos no aportan valor

PorKAI2015LEAN

Cuando ciertos procesos administrativos no aportan valor

En el contexto actual, dónde la crisis económica está provocando que el Gobierno opte por los recortes en el funcionariado, vale la pena ver este corto de 3 min. aproximadamente y reflexionar un poco.
Aunque de forma exagerada y caricaturizada, este cortometraje nos muestra cómo funcionan o han estado funcionando hasta hace relativamente poco, muchos de los procesos administrativos que se llevan a cabo en nuestro país.

Me gustaría pensar que no se están limitando únicamente a dar tijeretazos a diestro y siniestro, sino que también se están planteando eliminar o reducir todas aquellas actividades que no aportan valor en los procesos administrativos.
Es cierto que con la implantación en diferentes comunidades autónomas de la tramitación on-line, uno se puede ahorrar algunos desplazamientos tediosos e infinitas esperas para obtener algún impreso pero aún existen muchos trámites que no tienes más remedio que hacer en persona.
Hay casos, en los que la automatización se ha limitado a ejecutar el proceso actual en una plataforma de Internet, pero conservando las peticiones inútiles de documentos, las idas y venidas para conseguir los certificados de otras administraciones… En otros, lo que a priori parece que debía tardar unos segundos (imprimir un certificado de Hacienda o la Seguridad Social) requiere varios días de espera para que llegue por correo ordinario… En muchos, nos siguen solicitando información que ya poseen pero que necesitan incorporar a cada expediente (escrituras, poderes, etc.).
Cuando debemos resolver el trámite en persona, es aún peor, sería mucho más ágil disponer de una información correcta y detallada de todos los pasos e impresos que se deben realizar y rellenar, que todos los pasos se puedan realizar en un único espacio o ventanilla y que todos los impresos se puedan rellenar en la misma. Pero lo más importante de todo sería analizar cuántos de estos impresos son realmente necesarios, por qué debemos hacer fotocopias de algunos de ellos y cuánta de la información que nos solicita la Administración no está ya en sus bases de datos. Al menos para ahorrarnos el oír respuestas cómo “vuelva usted mañana con el impreso que encontrara en la planta quinta ventanilla 2” o “lo siento mucho pero aquí no hacemos fotocopias, vaya a la papelería de enfrente y regrese a la cola”…
Es cierto que la función pública ha mejorado mucho y que el funcionario del video es sólo “una especie extinguida” hace años pero los procesos siguen en muchos casos vivos… Sólo un dato que escuché en la radio: Crear una empresa en España supone 28 días de espera como media. ¡En EEUU el trámite está terminado en un solo día!
Así que lo que refleja este corto no es otra cosa que la excesiva burocracia que existe en nuestro país. Y si tenéis tiempo vale la pena leer alguno de los comentarios que aparecen debajo y comprobar que según parece, en otros países como UK, Bélgica o Grecia están igual…mal de muchos consuelo de tontos…
Para resolver este tipo de ineficiencias existe el enfoque de gestión Lean que se centra en eliminar todo aquello que no aporta valor (sean documentos, pasos innecesarios dentro de un proceso, etc.) no sólo en la Administración sino en cualquier proceso de oficinas. Te invitamos a que visites el siguiente post referente a los mudas típicos que se generan en un entorno administrativo.

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