2. Realiza una pequeña mejora cada día. Kaizen

PorTiziana Ingrande

2. Realiza una pequeña mejora cada día. Kaizen

Empecemos con la evaluación de la propuesta de la semana pasada. La escala para poner la nota no es sencilla, pero si puedo dar algunos criterios:
UN CERO: Se merece un cero el que leyó la entrada y la propuesta la semana pasada y ha dejado el papel en blanco. Tanto si lo ha hecho porque no le ha dedicado tiempo como si es porque no ha encontrado ningún MUDA. En este segundo caso, necesita urgentemente unas gafas.

DIEZ: El diez es para aquel que ha encontrado MUDA, ha llenado la tabla y cada entrada está cualificada. El MUDA encontrado es significativo.

Pero realmente la nota no tiene mucha importancia. Lo importante es que el trabajo de la semana pasada sirva para identificar oportunidades de mejora. Si no lo hace, no es bueno.

Y ahora ¿qué? Lo primero de todo entender lo que es el KAIZEN. Creo que la mejor traducción puede ser “mejorar”. No “mejora” sino “mejorar”. Porque kaizen es acción. En el primer viaje que hice a Japón con Shingijutsu hicimos un ejercicio de kaizen en una línea de montaje. Cuando llevábamos algunas horas buscando mejoras y preparando un plan me acerqué al sensei y le empece a explicar una posible mejora. La interprete estaba esperando a empezar la traducción cuando el sensei empezó a empujarme gritando: “GO KAIZEN IT!!!” Todos los operarios sonreían… Pero fue una forma clara de entender que Kaizen es un verbo.

En su libro LEAN HEALTHCARE, Marc Graban dice:

Kaizen no es un atajo
Kaizen supone buscar la mejor forma de hacer el trabajo, y cambiar el método actual de hacerlo. Kaizen no es tomar atajos. Si se suprime un paso en un proceso, se deberá hablar con los compañeros para asegurar que al eliminar ese paso no se afecta negativamente al paciente o a otra persona del proceso. Por ejemplo, no es kaizen si una enfermera decide ahorrar tiempo comprobando sólo una vez (por ejemplo, en el control) la identidad del paciente en el proceso de preparación y administración de la medicación, ya que esto aumentaría el riesgo de errores y la posibilidad de perjudicar a los pacientes”.

Por tanto no se trata de mejorar a cualquier precio, o de cualquier manera. Ni todos los cambios son kaizen. La clave está en cómo se hace el cambio: PDCA, la “vieja” metodología del Profesor Deming.

Planifica: No se trata de hacer un Gantt ni un calendario de trabajo sino de cumplir varios requisitos:

  1. Trabajar con datos y hechos. Esta parte ya la hemos cumplido si hicimos la tarea bien. Ahora ya sabemos qué MUDA hay en nuestro trabajo y cuánta pérdida supone.
  2. Priorizar. No vamos a kaizenear todo. Hay que elegir. Como estamos en un primer ejercicio, propongo que se elijan cosas sencillas. Este viaje no es un sprint sino una maratón… Elegid un MUDA (= oportunidad) que a priori penséis sea sencillo de resolver.
  3. Buscar las causas. Aquí empieza el trabajo duro. Personalmente prefiero la técnica de los 5 Por Qués es muy sencilla y a la vez no lo es. Se trata simplemente de preguntar 5 veces en cadena el por qué ocurren las cosas.
  4. Prepara un listado de acciones para eliminar las causas.

Ejemplo:
Para los que no se mueven en el mundo de “Apple” una explicación. Apple es genial en muchas cosas pero no en las conexiones. Para viajar con un MacBook y un iPhone es necesario:

  1. Un cable de conexión de la fuente de alimentación a la pared.
  2. La fuente de alimentación.
  3. Un cable de conexión del MacBook a VGA para poder conectar un cañón de proyección.
  4. El cable de alimentación del iPhone.
  5. El cargador del iPhone.
  6. El enchufe del cargador a la pared.

Es decir para realizar mi trabajo de consultor me hacen falta 6 accesorios imprescindibles. Hace tiempo viajé a Barcelona y al llegar al cliente tenía el MacBook casi sin batería, el alimentador pero no tenía el cable de conexión a la pared. Lo pude resolver con ayuda del responsable de mantenimiento que me adaptó un cable. Lo pude resolver en un rato, unos 15 min. pero sobre todo había un muda potencial tremendo ya que si el olvido hubiese sido del cable de VGA la solución sólo hubiese sido posible con un cable idéntico, y no es muy habitual…

El tema era prioritario, ya que podía imposibilitar mi trabajo en un cliente.

1er Por qué: ¿Por qué no tenía el cable? Porque lo olvidé al preparar la maleta el día anterior (además de viajar muy habitualmente, 3 o 4 días a la semana, el perfil del viaje es muy distinto lo que me obliga a utilizar distintas maletas, desde una mochila a una maleta para un traje, por lo que cambio de maleta varias veces a la semana).

2º Por qué: ¿Por qué olvidé el cable? Porque son muchos accesorios que se deben trasladar de maleta y es fácil no darse cuenta que falta uno.

3er Por qué: ¿Por qué falta uno? Porque alguien lo sacó de la maleta y no lo devolvió.

4º Por qué: ¿Por qué sacó mi cable de la maleta? Porque es más fácil coger el de papá que siempre está en la maleta que el suyo que estará en cualquier lado…

En realidad no es necesario llegar hasta el quinto por qué, basta con llegar a las causas últimas, raíces del problema. Hay por tanto dos caminos, el primero enfadarme cada vez que falte un cable con la esperanza de que los chicos cambien y no me cojan los cables (cualquiera que tenga hijos sabe que esto es Misión Imposible – 2) o buscar un medio para que si alguien coge un cable sea fácil de identificar. Para ello definí tres acciones:

  1. Buscar un medio estándar de colocar cada cable (no hay una solución única, cada cable tiene sus peculiaridades).
  2. Guardar todos los cables en un lugar, una bolsa.
  3. Identificar en qué lugar de las maletas y cómo guardar la bolsa, de manera que ya no sea tan sencillo coger el cable de papá y que si lo hacen sea fácil de identificar (por ejemplo la bolsa de cables va siempre en un bolsillo que está cerrado y con las dos cremalleras cerradas en eel medio, la probabilidad de que cojan un cable y dejen todo igual es nula…).

Do (Haz): Ahora es el momento de poner en marcha las acciones que has planificado. No otras, sino esas, si se te ocurren variaciones no las implantes, o al menos no lo hagas sin tomar nota cuando lo haces. El objetivo de esta fase es poner en práctica las acciones, pero también saber qué se ha hecho y cuándo.

Ejemplo (sigue):

Cables organizados
 Cables en la bolsa
Bolsa cerrada con las cremalleras juntas indica que nadie la ha tocado

Ahora el cambio de los accesorios de una maleta a otra es rápido y seguro.
Comprueba: Igual que al principio registraste el MUDA, y entre el estaba el que has decidido eliminar, ahora es el momento de volver a hacerlo y comprobar que ya no ocurre este MUDA, o al menos que lo hace con menos frecuencia.

Ejemplo (sigue):

Desde entonces he comprobado que no ha faltado ningún cable.

Actúa: Y aquí pueden ser necesarias dos acciones. Si la comprobación fue positiva (éxito) hay que estandarizar las acciones. Si no fue un éxito, hay que volver a la fase de planificación.

Ejemplo (fin):

Por último he estandarizado y buscado otros cables y accesorios que hay que guardar de la misma manera.

Si haces esto una vez a la semana, el resultado será excepcional.

Ignacio Tornos

 

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